La Coordinación de Seguimiento a Proyectos de Fundación Produce Sinaloa, A.C. (FPS) supervisa el desarrollo de cada uno de éstos, mediante una estrecha vinculación con los Gerentes Operativos de los Consejos Consultivos de FPS y los responsables de los proyectos. Esta área detecta la problemática que pueda presentarse durante el desarrollo de los proyectos y prevé acciones de apoyo que permitan llevar a buen término cada uno de ellos.
La Coordinación, además, cumple con las funciones de recibir propuestas, monitorear los procesos de evaluación y aprobación, así como el desarrollo operativo y cierre de cada uno de los proyectos.
Los mecanismos documentales de seguimiento son los siguientes:
1. Carpeta de seguimiento ésta contiene la información completa del proyecto en orden cronológico: desde convocatoria, protocolo (prepropuesta y propuesta en extenso), dictámenes de aprobación, informes y reportes, hasta el acta de finiquito. Las carpetas de seguimiento son para uso público: se encuentran a disposición de productores y personas interesadas en su consulta en cada una de las oficinas de FPS en el estado.
2. Informe financiero. Es un reporte mensual que se obtiene del Sistema Integral de Información Presupuestal (SlIP), y presenta el desarrollo del proyecto: recurso autorizado, radicado y ejercido; el rubro o concepto donde se ejerce, saldos y montos por ejercer.
3. Informe operativo. Este reporte es elaborado mensualmente por el Gerente Operativo de FPS de la zona en el lugar donde se desarrolla el proyecto, en compañía del responsable. En este documento se informan los avances físicos, acciones cumplidas, análisis de la información financiera del mes, desviaciones técnicas o financieras y viabilidad para continuación del proyecto. A partir del actual ejercicio 2005-2006 este informe se presenta en línea, vía Internet.
4. Informe trimestral. Este informe lo elabora el responsable del proyecto cada tres meses, y contiene lo siguiente: programa de actividades por trimestre, su cumplimiento, avances financiero y del proyecto de acuerdo con calendograma de actividades, avances de resultados y, o productos. A partir del actual ejercicio 2005-2006 este informe se presenta en línea, vía Internet.
5. Informe anual/final. Este documento lo elabora el responsable del proyecto al finalizar el ejercicio operativo. Se le llama "anual" cuando el proyecto entregado propone continuidad y "final" cuando llegó a su etapa terminal. En ambos casos contiene las acciones realizadas, objetivos cumplidos y productos o resultados del proyecto. A partir del ejercicio 2004-2005 este informe es entregado por un sistema en línea.
La Coordinación de Seguimiento a Proyectos, en coordinación con los Gerentes Operativos, es el filtro de revisión, análisis, corrección y ampliación de contenidos de los informes antes mencionados.
En el caso del informe anual/final del ejercicio 2004-2005 fue sometido a revisiones exhaustivas y puntuales para obtener la mayor información de calidad en beneficio de la claridad y utilidad para los productores. Estas evaluaciones fueron también en línea y se contó con una buena disposición de la mayoría de los responsables de los proyectos. Los informes fueron calificados y aquéllos que recibieron aprobación se incluyeron en la memoria anual de FPS y se divulgarán en dípticos y trípticos para su distribución en los eventos en que participa Fundación Produce Sinaloa, A.C. a lo largo del año 2006 (exposiciones, talleres de capacitación, días demostrativos, eventos, etcétera).
La Coordinación de Seguimiento a Proyectos es también la responsable de facilitar información técnica-operativa a las demás áreas que integran FPS, como el Programa Estatal de Divulgación y Capacitación, así como al área administrativa e Informática.