Las Reglas de Operación de Alianza para el Campo señalan que los proyectos apoyados por las Fundaciones deben tener una contabilidad individual. En Fundación Produce Sinaloa, A.C. se utiliza el Sistema Integral de Información Presupuestal (SIIP), creado y diseñado por nuestra propia organización para satisfacer sus necesidades financieras, administrativas y contables.
El SIIP se encuentra en Internet en una página web, propiedad de FPS; funciona desde el ejercicio 2002-2003 y contiene información financiera y contable de cada uno de los proyectos apoyados por FPS. Cada institución, que tiene proyectos autorizados por FPS, cuenta con su propio espacio en el SIIP, clave de acceso y contraseña. En este espacio se encuentran los calendogramas de recursos de los proyectos que cada organismo maneja bajo su responsabilidad.
La Institución responsable de proyectos tiene el compromiso y la responsabilidad de capturar en el SIIP los gastos realizados, indicar el proyecto y la subcuenta del gasto correspondiente, para cumplir con la normatividad establecida en las reglas de operación citadas arriba. Adicionalmente, contar con la información para el reporte financiero mensual.
El reporte financiero mensual es independiente por proyecto; las instituciones lo entregan mensualmente (cada día 28); es firmado por el responsable del proyecto y el directivo de la institución. Este reporte financiero refleja el presupuesto del proyecto por subcuenta del gasto. Aquí se observa el monto total autorizado por cada una de las partidas: lo radicado y ejercido en meses anteriores, lo presupuestado en el mes actual y lo ejercido, incluido el acumulado. Este último consiste en lo radicado en meses anteriores y el actual, lo ejercido en meses anteriores y el actual, así como el saldo que cuenta el proyecto.
Las cantidades que se informan en el reporte financiero se alimentan al momento en que los gastos de cada proyecto son capturados en el SIIP, y esta información se jala automáticamente al reporte de cada uno de los proyectos.
La finalidad del SIIP es que la institución y el responsable del proyecto tengan una información clara y transparente de la aplicación del recurso autorizado a su proyecto; asimismo, dar un seguimiento muy puntual de cómo se ejerce el presupuesto en cada uno de los proyectos apoyados por FPS, y de esta forma cumplir con el presupuesto autorizado y la normatividad establecida.